Apa Itu Faksimile dan Syarat Sertifikasi DJID yang Wajib Dilakukan

Pernah mendengar apa itu faksimile? Oke, buat generasi 2000an ke atas, mungkin agak kurang familiar. Bagaimana dengan Fax? mesin fax?

Buat banyak orang, mesin faksimile langsung membuat nostalgia. Apalagi saat ini sudah jarang didengar. Bahkan menemukan barangnya di internet harus pakai kata kunci apa itu faksimile dulu baru dapat.

Meski begitu, sistem komunikasi ini nyatanya masih eksis hingga sekarangi. Banyak perusahaan yang menggunakannya. Baik karena sudah terlanjur nyaman hingga kebutuhan profesional.

Ini juga penting diperhatikan. Wajib mengajukan permohonan sertifikasi DJID bagi para pedagang mesin faksimile. Hal ini berkaitan dengan cara kerjanya yang menggunakan kabel telepon.

Jadi buat para pebisnis produk faksimile, jangan khawatir karena pasarnya di Indonesia masih tersedia. Tapi, pastikan produk anda legal, salah satunya harus punya Sertifikat DJID.

Apa Itu Faksimile?

Kalau kita melihat zaman sekarang, rasanya mengirim surat, gambar, suara, foto dan data-data lainnya sudah sangat mudah, bukan?

Namun, saat pertama kali sistem digital untuk pengiriman data populer, dokumen penting berbentuk digital itu masih belum dianggap sah. Disisi lain, dokumen fisik tetap dianggap bukti hukum yang sah.

Orang-orang sebelumnya memakai layanan seperti pos untuk mengirimkan dokumen. Namun sejak adanya mesin faksimile, mereka hanya tinggal melakukan pemindaian atau scanning dokumen dan tetap dianggap sah

Dari penjelasan di atas, kita memahami apa itu faksimile adalah mesin yang digunakan untuk mengirimkan dokumen fisik tanpa harus datang ke lokasi pengiriman.

Cara Kerja Faksimile

Yang jadi pertanyaan, bagaimana cara kerja facsimile hingga bisa mengirimkan dokumen fisik tanpa harus datang ke lokasi pengirimannya?

Jawabannya adalah pemindaian. Mesin ini, seperti mesin fotocopy, bisa memindai isi dokumen. Jika mesin fotocopy keluar di mesin yang sama, mesin faksimile akan mengirimkan datanya ke mesin faksimile di tempat lain.

Mesin faksimile di sisi penerima kemudian menerima panggilan (sama seperti telepon, akan terdengar nada beep panjang ketika faks masuk) dengan cara menekan tombol tertentu (biasanya START).

Jika sudah, mesin faksimile dari sisi penerima akan mencetak dokumen persis seperti dokumen yang dikirimkan (pakai kertas yang tersedia di mesin faks penerima).

Kemudian bagaimana data dari dua mesin faksimile yang jauh bisa ditransmisikan? Ketika dilakukan pemindaian oleh mesin, akan terbaca sebagai sebuah data digital (seperti ketika mengambil foto).

Data berbentuk digital tersebut kemudian diubah menjadi sinyal listrik oleh Digital to Analog Converter yang terdapat dalam perangkat facsimile.

Setelah itu, data akan ditransmisikan melalui kabel telepon. Ya, perangkat faksimile beroperasi menggunakan jaringan telepon atau Public Switched Telephone Network (PSTN) (lebih lengkapnya tentang apa itu PSTN bisa and abaca di artikel kami yang lain).

Dari sisi penerima, perangkat faksimile memiliki converter untuk mengubah sinyal listrik menjadi data digital (Analog to Digital Converter). Setelah itu, dokumen akan dipindai mesin lalu dicetak menggunakan kertas yang tersedia.

Komponen Faksimile

Perlu diketahui, karena menggunakan jaringan PSTN, banyak perangkat faksimile yang sekaligus punya fungsi telepon. Meski begitu, ada juga yang tidak.

Telepon fungsinya untuk konfirmasi pengiriman dokumen. Jadi jika mau mengirim dokumen, pengirim bisa melakukan konfirmasi terlebih dahulu lewat telepon.

Jika perangkat tidak disertai dengan telepon, biasanya ada fitur panggilan (semacam voice recording) untuk fungsi tersebut.

Setiap perangkat faksimile juga memiliki nomor. Sekali lagi, karena menggunakan jaringan telepon dalam operasionalnya. Nomor telepon memungkinkan perutean transmisi data dengan tepat.

Komponen faksimile yang utama tentu saja kertas dan alat cetaknya. Kertas faksimile punya desain khusus, ukurannya mirip Kertas A4. Sementara mesin cetaknya benar-benar mirip mesin fotokopi.

Kenapa Mesin Faksimile Masih Digunakan?

Di tengah gempuran sistem pengiriman digital yang semakin banyak, pengiriman dokumen memakai faksimile tetap eksis di berbagai sektor usaha.

Ingat, ini usaha. Artinya, operasional harus in line dengan tujuan  perusahaan (keuntungan, hubungan dengan klien, dan sebagainya).

Jika sebuah perusahaan memakainya, berarti ada kelebihan yang hanya bisa didapatkan perusahaan tersebut dengan menggunakan faksimile.

Karena itu, jika kita mau mengetahui kenapa masih banyak yang menggunakan faksimile, harus tau apa saja kelebihannya.

1. Sistem Internal yang Sudah Kuat

Sebuah perusahaan sebetulnya bisa saja beralih ke sistem pengiriman digital karena toh lebih cepat. Tapi karena sistem internal mereka sudah nyaman dengan faksimile, kebanyakan dilanjutkan saja.

Bukan tanpa alasan. Integrasi ke sistem baru membutuhkan adaptasi. Perusahaan tersebut mungkin tidak mau mengambil resiko itu karena khawatir mempengaruhi operasional.

2. Keamanan

Ini alasan yang masuk akal. Sinyal elektronik jauh lebih sulit di-hack ketimbang sinyal digital. Karena itu, tingkat keamanan pengiriman dokumen lebih terjaga.

Lini usaha seperti kesehatan dan firma hukum mempertimbangkan hal ini untuk kerahasiaan data pasien maupun klien mereka.

3. Tak Perlu Jaringan Digital

Kalau dipikir-pikir, perangkat ini sebetulnya sangat revolusioner yang mampu memecahkan masalah gap analog dan digital.

Bayangkan, mesin bisa merubah data fisik (analog) menjadi data digital lalu dikirimkan dan diubah lagi jadi data fisik.

Tak hanya itu, pengirimannya juga tidak perlu pusing memikirkan kualitas jaringan digital seperti seluler atau internet. Data ditransmisikan lewat jaringan kabel telepon yang sudah terbentuk dan terbukti andal.

Karena itu, faksimile masih banyak juga digunakan di daerah-daerah terpencil yang akses jaringan digita masih terbatas. Peruntukannya banyak, baik perusahan (swasta) maupun pemerintahan.

4. Kepatuhan Hukum

Meski hukum di Indonesia memperbolehkan data atau dokumen elektronik baik fisik maupun digital menjadi alat bukti, masih banyak yang mempersyaratkan dokumen fisik untuk kebutuhan tertentu.

Ketimbang capek menuju lokasi pengiriman atau ribet berurusan dengan penyedia layanan jasa pengiriman, langsung kirimkan saja lewat faksimile.

Meski begitu, argumen ini sebenarnya bisa dibantah. Toh, mengirimkan dokumen via email dengan tanda tangan digital punya cara kerja yang mirip. 

Penerima sama-sama harus mencetak dulu dokumennya untuk dijadikan lampiran persyaratan. Prosesnya jauh lebih mudah ketimbang pakai faksimile.

Karena itu, alasan paling umum banyak yang masih memakai faksimile adalah di ketiga poin sebelumnya.  

Pengujian dalam Proses Sertifikasi DJID Faksimile

Setelah memahami apa itu faksimile, pembahasan selanjutnya fokus untuk para produsen atau distributor/importir yang mau memperjualbelikan facsimile di Indonesia.

Seperti dijelaskan di awal, Sertifikasi DJID (Sertifikasi Produk Postel/Sertifikasi SDPPI) adalah salah satu izin usaha yang wajib diurus.

Faksimile menggunakan sinyal elektronik yang mana merupakan salah satu sistem elektromagnetik. Sementara semua alat/perangkat yang menggunakan sistem elektromagnetik untuk berkomunikasi (disebut telekomunikasi), wajib melakukan sertifikasi DJID.

Dalam prosesnya, sampel produk anda akan diuji di balai uji yang diakui Direktorat Infrastruktur Digital (DJID) Kementerian Komunikasi dan Digital (Komidigi) Republik Indonesia. Tujuan pengujian untuk memastikan spesifikasi faksimile sesuai yang dipersyaratkan di Indonesia.

Dalam melakukan pengujian, petugas mengacu ke standar teknis pengujian. Untuk faksimile, mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Perdirjen SDPPI) Nomor 4 Tahun 2020 Tentang Standar Teknis Perangkat Telekomunikasi yang Terhubung ke PSTN.

Standar teknis ini tidak hanya jadi acuan pengujian faksimile dalam proses sertifikasi DJID, tapi juga untuk perangkat Pesawat Telepon Analog, PABX, KTS, serta semua perangkat yang menggunakan kabel PSTN untuk transmisi data.

Ada dua persyaratan yang wajib dipenuhi perangkat faksimile jika mau lulus sertifikasi DJID, yakni persyaratan umum dan khusus.

Persyaratan Umum

Persyaratan umum dalam pengujian perangkat faksimile terdiri dari tiga, yakni persyaratan EMC, Keselamatan Listrik dan Catu Daya. Syarat umum ini juga perlu dipenuhi semua perangkat yang diatur dalam standar teknis ini.

1. Persyaratan EMC

EMC yang diuji adalah parameter emisi radiasi dan radiasi induksi. Emisi radiasi diukur pada perangkat. Pengukuran harus sesuai persyaratan Kelas B dalam klausul 4 Tabel A.4 dan A.5 SNI CISPR 32.

Sementara emisi konduksi diukur pada port daya DC atau menggunakan converter AC/DC. Pengukuran harus sesuai persyaratan Kelas B dalam klausul 4 Tabel A.10 SNI CISPR 32.

2. Keselamatan listrik

Pengujian keselamatan listrik pada intinya memastikan perangkat dengan catu daya AC dan/atau DC aman digunakan pengguna.

Penilaian keselamatan listrik dalam pengujian faksimile dilakukan sesuai persyaratan dalam IEC 60950-1 atau IEC 62368-1. Dengan catatan, pengujian ini tidak perlu dilakukan jika faksimile pakai catu daya eksternal.

3. Catu Daya

Perangkat faksimile boleh menggunakan catu daya AC atau DC. Jika pakai catu daya AC, harus kompatibel dengan catu daya umum di Indonesia (nominal 220 Vac ± 10% dan Frekuensi 50 MHz ± 2%).

Jika menggunakan catu daya DC, perangkat harus bisa bekerja dengan tegangan -24 Vdc ± 10%, 5 Vdc ± 10%, 10 Vdc ± 10%, 12 Vdc ± 10%, 48 Vdc ± 10%.

Persyaratan Operasi

Ada 5 parameter persyaratan operasi yang harus dipenuhi perangkat faksimile jika mau lulus sertifikasi DJID. Berikut penjelasannya:

1. Pensinyalan Sinyal Keluar

Perangkat harus bisa menyediakan fasilitas pensinyalan Dual Tone Multi Frequency (DTMF) untuk melakukan panggilan ke arah PSTN.

2. Kompatibilitas Hubungan

Intinya, ini adalah parameter dimana perangkat harus bisa terhubung satu sama lain. Dibagi menjadi dua tipe.

Pertama, jika kompatibilitasnya sudah diatur dalam ITU (International Telecommunication Union), harus bisa terhubung dengan perangkat lain dalam kelompok yang sama.

Kedua, jika belum diatur dengan rekomendasi ITU, perangkat harus dapat tersambung dengan perangkat yang sejenis.

3. Pengelompokan

Tadi dijelaskan di atas bahwa terdapat pengelompokan faksimile. Di standar teknis, pengelompokan ini dibagi menjadi dua.

Faksimile kelompok 2 memiliki kemampuan pengiriman dokumen kurang dari 3 menit dengan ukuran kertas A4. Sementara kelompok 3 kurang dari 1 menit dengan ukuran kertas yang sama.

4. Panggilan Otomatis

Panggilan otomatis adalah fitur dalam faksimile yang memungkinkan operator tidak menekan tombol “Start” kalau mau mencetak berkas.

Faksimile yang punya fitur ini harus bisa membangkitkan Calling Tone (CNG) dengan karakteristik frekuensi 1100 Hz ± 10 H% dan panjang nada 0,5 detik ± 10%.

5. Unit Pencetakan

Terakhir, faksimile harus bisa bekerja minimal menggunakan ukuran kertas A4.

Persyaratan Elektris

Terakhir, pengujian dalam sertifikasi DJID Faksimile juga mempersyaratkan faktor elektris. Terdapat 4 parameter yang dinilai:

1. Impedansi

Impedansi adalah hambatan sistem dalam arus bolak balik (AC). Dalam keadaan on-hook, perangkat untuk frekuensi 25 Hz, diukur pada tegangan 70 Vac, minimal 4000 Ω.

Sementara dalam keadaan off-hook, diukur denga tegangan catu nominal 48 Vdc dan arus catu nominal 20 mA, maksimal 400 Ω.

2. Tahanan Isolasi (Kebocoran)

Parameter ini untuk melihat kemampuan perangkat dalam mengisolasi arus listrik. Dalam keadaan on-hook, diukur denga tegangan 100 Vdc antara kawat  a (tip) dan b (ring) harus ≥ 1 MΩ.

3. Kebocoran Tegangan

Jika menggunakan catu daya AC, kebocoran tegangan dari catu daya tersebut pada terminal sambung dengan saluran luar, dalam keadaan on-hook dan off-hook, maksimal 1 Vac/Vdc.

4. Level Voice Data

Jika faksimile bisa menerima, mengirim dan/atau mereproduksi dokumen di dalam bentuk tulisan dan gambar, diberlakukan persyaratan berikut:

• Level kirim: harus bisa diatur -15 dBm sampai 0 dBm, step 1 dB atau 2 dB
• Level terima: faksimile kelompok 2: -40 dBm sampai 0 dBm; Faksimile kelompok 3: -43 dBm sampai 0 dBm
• Impedansi: 600 Ω ± 10% pada frekuensi suara 0,3 kHz sampai 3,4 kHz